Die Zeit um Covid-19 birgt einige zu regelnde Fragestellungen mit sich. Das vom Bundesrat angeordnete Versammlungsverbot betrifft auch die Unternehmen, welche vom Gesetz vorgesehen, innerhalb von sechs Monaten nach Jahresabschuss, d.h. bis Ende Juni ihre Generalversammlung durchführen müssen. Das heute geltende Recht sieht mit Art. 689 OR eine physische Präsenz der Teilnehmer an der GV vor. Aufgrund des Versammlungsverbots und der unklaren Situation in näherer Zukunft schien die fristgerechte Durchführung somit ungewiss.
Da es sich bei der Frist lediglich um eine Ordnungsfrist handle bestünde die Möglichkeit, die GV später als gesetzlich vorgesehen durch zu führen. Da dies jedoch eine unbefriedigende Lösung darstellt, hat der Bundesrat am 17. März 2020 mithilfe des Art. 6a der Covid-19-Verordnung 2 Klarheit gebracht. Als Hilfestellung hat das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement in einem FAQ eine Art Wegleitung für die praktische Durchführung dieser Regelung erstellt.
Veranstalter von Gesellschafterversammlungen dürfen nun ohne Einhaltung der Einladungsfrist anordnen, dass die Teilnehmer ihre Rechte ausschliesslich entweder auf schriftlichem oder elektronischen Weg oder durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtsvertreter wahrnehmen können. Diese Anordnung muss spätestens vier Tage vor der Veranstaltung den Teilnehmern mitgeteilt werden. Dies entbindet die Gesellschaften vom Erfordernis der physischen Präsenz der Teilnehmer an der GV.
Die Erlaubnis, die GV auf elektronischem Wege durch zu führen, öffnet somit Unternehmen die Türe, die Versammlung per Telefon- oder Videokonferenz durchzuführen. Hierfür müssen die Veranstalter die vorgängige Identifizierung der Teilnehmer gewährleisten. Als weitere Voraussetzung sollte sich jeder Teilnehmer auf dem virtuellen Weg äussern können, dies betrifft insbesondere die Kundgabe der Stimmabgabe, und das Hören von anderen Teilnehmern.
Der Vorsitzende, Protokollführer/Stimmenzähler, falls vorhanden der unabhängige Stimmrechtvertreter, Revisionsstellenvertreter und bei beurkundungspflichtigen Beschlüssen der Notar werden jedoch von der physischen Präsenz nicht entbunden. Eine Restversammlung bleibt somit bestehen. Zu beachten sind hier die vom Bundesrat angeordneten Hygiene- und Distanzvorschriften.
Neben der elektronischen Wahrnehmung der Rechte besteht die Möglichkeit der Teilnahme per schriftlichem Weg. Dabei muss die Formvorschrift der Schriftlichkeit bzw. die qualifizierte elektronische Signatur eingehalten werden. Ein Mail genügt der Formvorschrift somit nicht.
Unternehmen, welche keine elektronische Durchführung der Versammlung technisch gesehen organisieren können oder wollen, können einen unabhängigen Stimmrechtvertreter bezeichnen, damit die Rechte der Aktionäre wahren und die Teilnehmerzahlen minimieren.
Insgesamt wurde eine vorübergehende Regelung geschaffen, welche es den Unternehmen erlaubt, unter Einhaltung der Frist die Generalversammlung durchzuführen.
